Integritetspolicy

1. Inledning

Neobo Fastigheter AB (publ), Mäster Samuelsgatan 42, 111 57 Stockholm, org nr 556580-2526 (“Neobo ” eller ”Vi”) är personuppgiftsansvarig och ansvarar därmed för de behandlingar av personuppgifter som sker i vår verksamhet. Om du har några frågor om vår behandling av dina personuppgifter får du gärna höra av dig till oss på gdpr@neobo.se eller via kontaktuppgifterna i avsnitt 12.

Vi vill att du som är vår kund eller som på annat sätt kommer i kontakt med oss ska känna dig trygg med att Vi hanterar dina personuppgifter på ett ansvarsfullt sätt och skyddar din integritet. I denna integritetspolicy (”Integritetspolicyn”) informerar Vi dig om vilka personuppgifter Vi behandlar om dig, för vilka ändamål och med stöd av vilken laglig grund Vi behandlar dem, hur länge Vi sparar dem, till vem Vi lämnar ut dem och hur Vi skyddar dem. Vi informerar dig även om dina rättigheter i anslutning till vår personuppgiftsbehandling.

Integritetspolicyn är tillämplig på alla våra behandlingar av personuppgifter, oavsett om de sker online eller offline. Personuppgifterna kan samlas in via våra webbplatser, andra digitala plattformar och applikationer, (våra ”digitala kanaler”).

2. Personuppgifter

Med “personuppgifter” avses information som direkt, eller indirekt via annan information, kan kopplas till dig som individ, vilket till exempel kan vara, namn, personnummer, postadress, inkomstuppgifter, telefonnummer, och IP-adress.

Vi samlar, tillsammans med våra tjänsteleverantörer, in personuppgifter på flera olika sätt inklusive:

• Genom Neobos hemsida: Vi kan samla in personuppgifter genom Neobos hemsida, till exempel när du registrerar dig för att söka en lägenhet.
• Genom Neobos svarsservice: Vi kan samla in personuppgifter genom Neobos svars service, till exempel genom att Vi registrerar det nummer du ringer in ifrån, på det sätt du identifierar dig själv i de val du gör och de meddelande du lämnar i vår telefonväxel
• Offline: Vi kan samla in personuppgifter offline, till exempel när du kontaktar kundservice.
• Genom din webbläsare eller enhet: Viss information samlas in genom de flesta webbläsare eller automatiskt genom din enhet. Vi använder denna information för statistiska ändamål samt för att säkerställa att våra tjänster fungerar korrekt.
• Genom serverloggfiler: Din “IP-adress” är ett nummer som automatiskt tilldelas den dator eller enhet du använder av din Internetleverantör. En IP-adress identifieras och sparas automatiskt i våra serverloggfiler varje gång en användare besöker webbsidorna, tillsammans med tid för besöket och de sidor som visades.
• Genom cookies: Cookies gör det möjligt för en webbserver att överföra data till en dator eller enhet för lagring av historik och andra ändamål. Om du inte vill att information ska samlas in genom cookies finns det i de flesta webbläsare en enkel inställning som låter dig neka användning av cookies. Neobo använder cookies enbart för att underlätta ditt användande av våra tjänster och används inte för profilering eller marknadsföring. Du kan läsa mera om vår användning av cookies i vår Cookiepolicy.
• Genom din användning av en app: När du laddar ner och använder en app kan Vi och våra tjänsteleverantörer utifrån ditt enhetsnummer följa och samla in information om användningen av appen, såsom datumet och tiden appen på din enhet ansluter till våra servrar och vilken information samt vilka filer som har laddats ner till appen.
• Från dig: Information såsom personnummer och postnummer samt annan information såsom hur du föredrar att kontaktas kan komma att samlas in när du frivilligt tillhandahåller denna information.

Fysisk position: Vi kan komma att samla in den fysiska positionen för din enhet. Detta för att ge dig rätt service.

3. Vilka personuppgifter behandlar Vi om dig, för vilka ändamål, med vilken laglig grund och hur länge?

3.1 För dig som gör en bostadsansökan

För vilka ändamål Vi behandlar dina personuppgifter, dvs. vad Vi gör och varför	Vilka personuppgifter Vi behandlar och var de kommer ifrån	Vad är vår rättsliga grund för behandlingen?	Hur länge behandlar Vi dina person-uppgifter för det specifika syftet?
Vi behandlar dina personuppgifter för att behandla din ansökan om boende hos oss och för att lägga till eller ta bort dig från vår bostadskö samt för att säkerställa att du är en lämplig hyresgäst.	I samband med att du gör en ansökan om att hyra en bostad kommer Vi att behandla de personuppgifter du tillhandahåller oss, exempelvis; · ditt namn, personnummer, kontaktuppgifter och nuvarande adress · kontaktuppgifter till eventuella kontaktpersoner (exempelvis borgensman) som angivits i din ansökan · uppgifter om vilken anställning du har idag och vilken inkomst du har · information från en kreditupplysning som Vi inhämtar om dig · information som krävs för att lägga till eller ta bort dig från vår bostadskö Från andra källor: · uppgifter från eventuella referenser som du angivit i din ansökan. Vi kan hämta in information från dina tidigare hyresvärdar om hur du är som hyresgäst förutsatt att du givit oss hyresvärdens kontaktuppgifter (Dina referenser). I samband med att Vi behandlar uppgifterna ovan kan det förekomma att Vi tar del av känsliga personuppgifter och/eller uppgifter om eventuell misskötsamhet i tidigare boenden. Exempel på känsliga personuppgifter kan vara hälsouppgifter som du uppger i samband med att du gör en förfrågan om en handikappanpassad hyresrätt. Vi raderar dock sådana eventuella känsliga personuppgifter och behåller endast information som krävs för att tillmötesgå din förfrågan.	I samband med att du ansöker om bostad behandlar Vi dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning, dvs. Vi har ett berättigat intresse att få behandla uppgifterna för ändamålet att behandla din ansökan och bedöma din lämplighet och detta intresse väger tyngre än den risk för din integritet som behandlingen innebär. I den mån känsliga personuppgifter om hälsa behandlas sker detta med stöd av ditt samtycke.	Vi sparar endast dina personuppgifter så länge Vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Detta innebär att Neobo normalt endast sparar personuppgifter vid sökande av lägenhet eller lokal i 6 månader.
Vi behandlar dina personuppgifter för att besvara dina frågor och uppfylla dina önskemål samt skicka information till dig om tillgängliga hyresrätter som du visat intresse för.	Personuppgifter som du tillhandahåller oss, exempelvis; · ditt namn, personnummer, kontaktuppgifter och nuvarande adress	Vårt berättigade intresse av att kunna skicka ut relevant information dig som har ansökt om bostad hos oss, och besvara dina frågor.	Vi sparar endast dina personuppgifter så länge Vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Detta innebär att Neobo normalt endast sparar personuppgifter vid sökande av lägenhet eller lokal i 6 månader.
Vi behandlar dina personuppgifter för att analysera våra tjänster och upprätta avidentifierad statistik.	Personuppgifter som du tillhandahåller oss, exempelvis; · ditt namn, personnummer, kontaktuppgifter och nuvarande adress	Vårt berättigade intresse av att kunna analysera våra tjänster och upprätta statistik.	Vi sparar endast dina personuppgifter tills dess de har avidentifierats för analys och statistik.

3.2 För dig som är hyresgäst

För vilka ändamål Vi behandlar dina personuppgifter, dvs. vad Vi gör och varför	Vilka personuppgifter Vi behandlar och var de kommer ifrån	Vad är vår rättsliga grund för behandlingen?	Hur länge behandlar Vi dina person-uppgifter för det specifika syftet?
Vi behandlar dina personuppgifter för att fullgöra vårt avtalsförhållande då du är kund till oss, inklusive för att kunna hjälpa dig vid felanmälningar och kunna utföra löpande förvaltning och underhåll av fastigheten.	Om du är vår hyresgäst kommer Vi att behandla de personuppgifter du tillhandahåller oss, exempelvis; · ditt namn, personnummer, kontaktuppgifter och nuvarande adress · kontaktuppgifter till kontaktpersoner (exempelvis borgensman) som du meddelar oss · uppgifter som krävs i samband med hyresavisering · uppgifter som du skickar in i samband med felanmälan eller eventuella preferenser då du beställer tillval till din hyresrätt. Under pågående hyresförhållande kan Vi även komma att samla in uppgifter som rör dig i samband med att du, eller en person i din omgivning, gör en störningsanmälan. Vilka uppgifter som behandlas kan variera från fall till fall beroende på vad en anmälan innehåller. Uppgifter som rör misstanke om brott kan även registreras, men endast i den utsträckning det är nödvändigt för att Vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk.	För att Vi ska kunna fullgöra vårt avtal med dig. Vi behandlar även dina personuppgifter för att kunna fullgöra rättsliga skyldigheter, exempelvis för bokföringsändamål eller då Vi hanterar ärenden i Hyresnämnden. I vissa fall kan Vi även behandla dina personuppgifter för att hantera eventuella rättsliga krav som Vi har gentemot dig, t.ex. i inkassoärenden.	Vi sparar endast dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att utföra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig. Detta innebär att Neobo normalt endast sparar personuppgifter avseende hyresförhållanden i maximalt två år från det hyresavtalet oss emellan upphörde och eventuell hyresreskontra är fullständigt reglerad. Vi sparar dock uppgifter som behövs för bokföring i upp till sju (7) år efter det kalenderår då räkenskapsåret till vilken informationen hörde avslutades. I de fall vi behandlar dina personuppgifter för att hantera ärenden i Hyresnämnden, eller eventuella rättsliga krav som vi har gentemot dig, sparar vi uppgifterna till dess ärendet är avslutat.
Vi behandlar dina personuppgifter för att hjälpa dig i kundserviceärenden och med förfrågningar som du har, och för att använda sådan kommunikation för interna utbildningssyften.	Personuppgifter som du tillhandahåller oss, exempelvis; · ditt namn, personnummer, kontaktuppgifter och nuvarande adress · uppgifter som du skickar in i samband med kundserviceärenden.	Vårt berättigade intresse av att kunna erbjuda dig kundservice och säkerställa att kundnöjdheten i våra fastigheter är hög.	Vi sparar endast dina personuppgifter så länge Vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Detta innebär att Neobo normalt sparar personuppgifter så länge som ärendet som du begärt kundtjänst för är igång.
Vi behandlar dina personuppgifter för att sända administrativ information till dig, till exempel information om vårt avtalsförhållande och ändringar i våra villkor och policyer och för att förse dig med uppdateringar och meddelanden angående våra fastigheter eller information från våra partners. Eftersom denna information kan vara viktig för dig är det inte möjligt att välja att inte ta emot denna information.	Personuppgifter som du tillhandahåller oss, exempelvis; · ditt namn, personnummer, kontaktuppgifter och nuvarande adress · kontaktuppgifter till kontaktpersoner (exempelvis borgensman) som du meddelar oss	För att Vi ska kunna fullgöra vårt avtal med dig.	Vi sparar endast dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att utföra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig. Detta innebär att Neobo normalt endast sparar personuppgifter avseende hyresförhållanden i maximalt två år från det hyresavtalet oss emellan upphörde och eventuell hyresreskontra är fullständigt reglerad.
Vi behandlar dina personuppgifter för att säkerställa att det inte förekommer oegentligheter i våra fastigheter. Om vi får del av uppgifter om dig som kan ligga till grund för en uppsägning av ditt hyresavtal kommer vi att behandla dessa uppgifter för att utvärdera och eventuellt förbereda och genomföra en uppsägning.	Om du är vår hyresgäst kommer Vi att behandla de personuppgifter du tillhandahåller oss, exempelvis; · ditt namn, personnummer, kontaktuppgifter och nuvarande adress Under pågående hyresförhållande kan Vi även komma att samla in uppgifter som rör dig i samband med att du, eller en person i din omgivning, gör en störningsanmälan. Vilka uppgifter som behandlas kan variera från fall till fall beroende på vad en anmälan innehåller. Uppgifter som rör misstanke om brott kan även registreras, men endast i den utsträckning det är nödvändigt för att Vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk.	Vi behandlar personuppgifter som inkommer i samband med en störningsanmälan med stöd av vårt berättigade intresse. För det fall det skulle förekomma uppgifter om brottsmisstanke i en sådan anmälan behandlar Vi dessa uppgifter endast i den utsträckning det är nödvändigt för att våra rättsliga anspråk ska kunna fastställas, göras gällande eller försvaras i det enskilda fallet.	Vi sparar endast dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att utföra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig. Detta innebär att Neobo normalt endast sparar personuppgifter avseende hyresförhållanden i maximalt två år från det hyresavtalet oss emellan upphörde och eventuell hyresreskontra är fullständigt reglerad. I de fall vi behandlar dina personuppgifter för att hantera eventuella rättsliga krav som vi har gentemot dig, sparar vi uppgifterna till dess ärendet är avslutat.
Vi behandlar dina personuppgifter för att analysera våra tjänster och upprätta avidentifierad statistik.	Personuppgifter som du tillhandahåller oss, exempelvis; · ditt namn, personnummer, kontaktuppgifter och nuvarande adress	Vårt berättigade intresse av att kunna analysera våra tjänster och upprätta statistik.	Vi sparar endast dina personuppgifter tills dess de har avidentifierats för analys och statistik.

3.3 För dig som besöker våra digitala kanaler eller vill få marknadsföring av oss

För vilka ändamål Vi behandlar dina personuppgifter, dvs. vad Vi gör och varför	Vilka personuppgifter Vi behandlar och var de kommer ifrån	Vad är vår rättsliga grund för behandlingen?	Hur länge behandlar Vi dina person-uppgifter för det specifika syftet?
Vi behandlar dina personuppgifter för marknadsföringsändamål, däribland marknadsföring via e-post och SMS.	När du registrerar ett intresse för att ta emot marknadsföring från oss kommer Vi att behandla de personuppgifter du tillhandahåller oss, exempelvis; · Ditt namn och kontaktuppgifter. · Eventuella preferenser eller information som du tillhandahåller oss på våra digitala kanaler	Ditt samtycke till digitala marknadsföringsutskick (observera att, om du har ansökt om en hyresrätt eller är en befintlig hyresgäst, kan vi även komma att skicka ut information som är av relevans för vår relation även om du inte samtyckt till marknadsföring). Du kan välja bort ytterligare marknadsföringsutskick via en länk i varje utskick som görs via e-post eller SMS eller genom att kontakta vår kundtjänst 010-17 89 700 alternativt meddela oss via epost info@Neobo .se eller skriva till oss. Skriv i meddelandet att du inte längre vill få marknadsföringsutskick från oss.	Vi sparar endast dina personuppgifter så länge som vi har ditt samtycke (dvs. till dess du drar tillbaka ditt samtycke).
Vi behandlar dina personuppgifter för att ge dig support vid eventuella problem i våra digitala kanaler.	Personuppgifter som du tillhandahåller oss, exempelvis; · Ditt namn och kontaktuppgifter. · Eventuell information som du tillhandahåller oss på våra digitala kanaler Från andra källor: · Loggdata, Användar-ID och andra tekniska data som samlas in i samband med din användning av Neobosdigitala kanaler (Neobo ).	Vårt berättigade intresse av att kunna erbjuda dig support.	Vi sparar endast dina personuppgifter så länge Vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Detta innebär att Neobo normalt sparar personuppgifter så länge som ärendet som du begärt support för är igång.
Vi behandlar dina personuppgifter för våra affärsändamål, såsom analys och hantering av våra verksamheter, marknadsundersökningar, identifiering av användarmönster, utvärdering av marknadsföringskampanjer, anpassning av innehållet på våra tjänster baserat på din tidigare användning.	Personuppgifter som du tillhandahåller oss, exempelvis; · Ditt namn och kontaktuppgifter. · Eventuella preferenser eller information som du tillhandahåller oss på våra digitala kanaler. Från andra källor: · Loggdata, Användar-ID och andra tekniska data som samlas in i samband med din användning av Neobos digitala kanaler (Neobo ). · Information som samlas in via cookies (läs mer om vår användning av cookies i vår cookiespolicy).	Vårt berättigade intresse av att kunna analysera och hantera våra verksamheter, utföra  marknadsundersökningar, identifiera användarmönster, utvärdera marknadsföringskampanjer och anpassa innehållet på våra tjänster baserat på din tidigare användning. Ditt samtycke till användning av icke-nödvändiga cookies.	Vi sparar endast dina personuppgifter så länge Vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Detta innebär att Neobo normalt inte sparar personuppgifter för detta ändamål för en längre period än 12 månader. Läs mer om lagringen av cookies i vår cookiepolicy.
Vi behandlar dina personuppgifter för att tillhandahålla, underhålla, testa och förbättra våra digitala kanaler.	Personuppgifter som du tillhandahåller oss, exempelvis; · Ditt namn och kontaktuppgifter. · Eventuella preferenser eller information som du tillhandahåller oss på våra digitala kanaler. Från andra källor: · Loggdata, Användar-ID och andra tekniska data som samlas in i samband med din användning av Neobos digitala kanaler (Neobo ). · Information som samlas in via cookies (läs mer om vår användning av cookies i vår cookiespolicy).	Vårt berättigade intresse av att kunna tillhandahålla, underhålla, testa och förbättra våra tjänster. Ditt samtycke till användning av icke-nödvändiga cookies.	Vi sparar endast dina personuppgifter så länge Vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Detta innebär att Neobo normalt inte sparar personuppgifter för detta ändamål för en längre period än 12 månader. Läs mer om lagringen av cookies i vår cookiepolicy.
Vi behandlar dina personuppgifter för statistiska ändamål samt för att säkerställa att våra digitala kanaler fungerar korrekt.	Personuppgifter som du tillhandahåller oss, exempelvis; · Ditt namn och kontaktuppgifter. · Eventuella preferenser eller information som du tillhandahåller oss på våra digitala kanaler. Från andra källor: · Loggdata, Användar-ID och andra tekniska data som samlas in i samband med din användning av Neobos digitala kanaler (Neobo ). · Information som samlas in via cookies (läs mer om vår användning av cookies i vår cookiespolicy).	Vårt berättigade intresse av att kunna upprätta statistik och säkerställa att våra digitala kanaler fungerar korrekt. Ditt samtycke till användning av icke-nödvändiga cookies.	Vi sparar endast dina personuppgifter så länge Vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Detta innebär att Neobo normalt inte sparar personuppgifter för detta ändamål för en längre period än 12 månader. Läs mer om lagringen av cookies i vår cookiepolicy.
Vi behandlar dina personuppgifter för att förse dig med personligt positionsbaserade tjänster och innehåll.	Personuppgifter som du tillhandahåller oss, exempelvis; · Ditt namn och kontaktuppgifter. · Eventuella preferenser eller information som du tillhandahåller oss på våra digitala kanaler. Från andra källor: · Loggdata, Användar-ID och andra tekniska data som samlas in i samband med din användning av Neobos digitala kanaler (Neobo). · Information som samlas in via cookies (läs mer om vår användning av cookies i vår cookiespolicy).	Ditt samtycke till användning av icke-nödvändiga cookies.	Vi sparar endast dina personuppgifter så länge Vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Detta innebär att Neobo normalt inte sparar personuppgifter för detta ändamål för en längre period än 12 månader. Läs mer om lagringen av cookies i vår cookiepolicy.

3.4 För dig som ansöker om jobb

För vilka ändamål Vi behandlar dina personuppgifter, dvs. vad Vi gör och varför	Vilka personuppgifter Vi behandlar och var de kommer ifrån	Vad är vår rättsliga grund för behandlingen?	Hur länge behandlar Vi dina person-uppgifter för det specifika syftet?
Vi behandlar dina personuppgifter för att administrera din jobbansökan.	Om du ansöker om jobb hos oss kommer Vi att behandla de personuppgifter som du tillhandahåller oss, exempelvis; · ditt namn och kontaktuppgifter · CV och personligt brev · betyg och referenser · resultat från eventuella tester · utdrag ur belastningsregistret (Vi kommer aldrig själva att ta fram ett utdrag ur belastningsregistret. För vissa tjänster kan Vi emellertid be dig att begära ut ett belastningsregister. Ingen information sparas i våra system utan förstörs efter att belastningsregistret fysiskt granskats.) Från andra källor: · information från en bakgrundskontroll (Vi inhämtar endast en bakgrundkontroll för vissa tjänster och endast då du uttryckligen har samtyckt till att Vi inhämtar en bakgrundskontroll). · Information från en kreditupplysning (Vi inhämtar endast en kreditupplysning för vissa tjänster och då du informerats om det på förhand).	För att uppfylla våra rättsliga skyldigheter som arbetsgivare och vårt berättigade intresse av att föra en rekryteringsprocess. För det fall det skulle krävas en bakgrundskontroll för den aktuella tjänsten du sökt till kommer Vi att inhämta samtycke från dig innan sådan information inhämtas.	Vi behandlar dina personuppgifter under rekryteringsprocessen och under en period om upp till två år därefter, för att kunna försvara oss mot eventuella rättsliga anspråk.

3.5 För dig som är aktieägare

Euroclear ansvarar för att föra aktieboken i Neobo och är personuppgiftsansvarig för de personuppgiftsbehandlingar som sker i anslutning till uppdraget. Om du vill veta mer om hur Euroclear behandlar dina personuppgifter ber Vi dig att kontakta Euroclear.

Vi behandlar följande personuppgifter om dig som är aktieägare, för de ändamål och med den lagliga grund som anges nedan.

För vilka ändamål Vi behandlar dina personuppgifter, dvs. vad Vi gör och varför	Vilka personuppgifter Vi behandlar och var de kommer ifrån	Vad är vår rättsliga grund för behandlingen?	Hur länge behandlar Vi dina person-uppgifter för det specifika syftet?
Vi behandlar dina personuppgifter för att i samband med årsstämma registrera, upprätta röstlängder och, i förekommande fall, stämmoprotokoll där du som aktieägare förekommer.	Om du är en av våra aktieägare kommer Vi att behandla följande personuppgifter; · namn, personnummer och kontaktuppgifter · information om ditt aktieinnehav (antal aktier och eventuella noteringar som enligt lag kopplas till varje aktiepost, t ex aktieslag) · uppgifter i eventuell kommunikation mellan dig och Neobo , inklusive uppgifter i styrelse- och stämmoprotokoll	Personuppgifterna behandlas för att Neobo ska uppfylla sina skyldigheter som följer enligt lag, däribland bolags-, aktie-, värdepappers- och skatterättslig lagstiftning. Om Neobo har ett berättigat intresse av en viss behandling, kan personuppgifterna komma att behandlas med stöd av en intresseavvägning.	För dig som är aktieägare i Neobo raderas dina uppgifter när du upphör att vara aktieägare. Vissa uppgifter måste dock sparas under en längre tid enligt lag, däribland bolags-, aktie-, värdepappers- och skatterättslig lagstiftning.

3.6 Hur har Vi bedömt intresseavvägningen när den rättsliga grunden för behandling av dina personuppgifter är vårt berättigade intresse?

För vissa ändamål behandlar Vi dina personuppgifter och förlitar oss på vårt berättigade intresse som rättslig grund för behandlingen. Vid bedömning av den rättsliga grunden förlitar Vi oss på ett intresseavvägningstest genom vilket Vi har fastställt att våra legitima intressen för behandlingen väger tyngre än ditt intresse och din grundläggande rättighet att inte få dina personuppgifter behandlade. Vi har angivit vårt berättigade intresse i tabellerna ovan. Vänligen kontakta oss ifall du vill läsa mer om hur Vi har gjort detta test. Våra kontaktuppgifter hittar du i avsnitt 12.

4. Till vem lämnar Vi ut personuppgifter?

Vi är restriktiva med att lämna ut dina personuppgifter och kommer endast att göra lämna ut dem i den utsträckning det är nödvändigt för att administrera vår relation eller i övrigt följer av lag.

I de fall personuppgifter behandlas av tredje part för vår räkning ingår Vi biträdesavtal med denna part för att säkerställa att parten erbjuder ett adekvat skydd för dina personuppgifter. Om en tredje part befinner sig utanför EU/EES, kommer Vi vidta särskilda skyddsåtgärder, t.ex. genom att ingå ett dataöverföringsavtal som inkluderar de standardiserade modellklausuler för dataöverföring som antagits av EU-kommissionen (mer information om detta hittar du i avsnitt 5). Samma krav kommer att ställas på alla framtida företag Vi använder i relation till våra tjänster.

Vi kan komma att dela dina personuppgifter med följande kategorier av mottagare:

Affärspartners

Personkategorier vars personuppgifter kan delas med mottagaren: Bostadssökande och hyresgäster.

Personuppgifter som kan delas med mottagaren: Ditt namn, personnummer, kontaktuppgifter, nuvarande adress, uppgifter om vilken anställning du har idag och inkomst, uppgifter från eventuella referenser som du angivit i din ansökan, uppgifter som krävs i samband med hyresavisering, uppgifter som du skickar in i samband med felanmälan eller annan kommunikation med oss.

Mottagare: Våra affärspartners som får del av dina personuppgifter i samband med t.ex. hantering av din bostadsansökan, hyresförhållandet, underhåll och reparationer av våra fastigheter.

Syfte och rättslig grund: De affärspartners som Vi delar information med är endast sådana som behöver tillgång till dina personuppgifter för att hantera din ansökan om bostad eller för att hantera vårt avtalsförhållande gällande exempelvis bostad/lokal. Ingen affärspartner kommer att få tillgång till dina personuppgifter för eget marknadsföringssyfte.

Leverantörer och underleverantörer

Personkategorier vars personuppgifter kan delas med mottagaren: Bostadssökande, hyresgäster, personer som använder våra digitala kanaler, jobbsökande, aktieägare och andra som är i kontakt eller interagerar med oss.

Personuppgifter som kan delas med mottagaren: De personuppgifter som anges i avsnitt 3 ovan kan delas med leverantörer och underleverantörer i den mån sådana uppgifter är nödvändiga för deras tillhandahållande av tjänster på uppdrag av oss.

Mottagare: Våra leverantörer kan få del av dina personuppgifter i samband med att de tillhandahåller tjänster på uppdrag av oss, t.ex. IT-tjänster. Dessa leverantörer får tillgång till dina personuppgifter i den utsträckning de behöver dem för att fullgöra sitt uppdrag, men de får inte använda eller dela uppgifterna för andra ändamål. Vissa av dessa företag är belägna utanför EU/EES. Se nedan om hur Vi i dessa fall tillser att lämpliga skyddsåtgärder och standardiserade dataskyddsbestämmelser, godkända av EU-kommissionen, tillämpas.

Syfte och rättslig grund: Vi behöver ibland få tillgång till tjänster från andra företag. Då har Vi ett berättigat intresse att kunna få tillgång till dessa. Om delning av dina personuppgifter är nödvändiga för att fullfölja det intresset, och intresset väger tyngre än din rätt att inte få dina uppgifter behandlade, kan delning ske på den lagliga grunden berättigat intresse.

Myndigheter

Personkategorier vars personuppgifter kan delas med mottagaren: Bostadssökande, hyresgäster, personer som använder våra digitala kanaler, jobbsökande och aktieägare.

Personuppgifter som kan delas med mottagaren: Vilka personuppgifter Vi delar med myndigheter beror på vilka personuppgifter som efterfrågas av den specifika myndigheten.

Mottagare: Vi kan komma att lämna ut personuppgifter till myndigheter som t.ex. polisen, Skatteverket eller annan myndighet.

Syfte och rättslig grund: Vi kan med stöd av lag eller myndighetsbeslut vara skyldiga att dela personuppgifter med vissa myndigheter, exempelvis enligt lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Delning kan också ske i vissa fall när du uppmanat oss att göra det (samtycke).

Allmänheten

För dig som är aktieägare kan namn och information i styrelse- och stämmoprotokoll, komma att publiceras på Neobos hemsida.

5. Var behandlar Vi dina personuppgifter?

De överföringar som beskrivs ovan kan göras till mottagare i medlemsstater till EU/EES såväl som till tredje länder vars lagstiftning kan komma att skilja sig från reglerna för dataskydd inom EU/EES. Mottagare utanför EU/EES finns i följande länder: USA och Indien. Vid överföringar till sådana tredje länder kommer Vi att vidta lämpliga åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter är tillräckligt skyddade, t.ex. genom att ingå ett dataöverföringsavtal som inkluderar de standardiserade modellklausuler för dataöverföring som antagits av EU-kommissionen och som finns tillgängliga på EU-kommissionens webbplats. Vill du läsa dem i sin helhet, kan du ladda ned dem via EU-kommissionens hemsida (under rubriken Standard contractual clauses for international transfers (Word)).

6. Säkerhet

Vi vidtar lämpliga organisatoriska, tekniska och administrativa åtgärder för att skydda dina personuppgifter.

Om du har anledning att tro att din interaktion med oss inte längre är säker (till exempel om du upplever att ett konto du har hos oss inte längre är säkert) ber Vi dig att omedelbart rapportera problemet genom att kontakta oss genom vår kundtjänst 010-17 89 700.

7. Sidor tillhörande tredje part

Integritetspolicyn reglerar inte, och Vi är inte ansvariga för, integriteten, informationen eller andra rutiner hos någon tredje part, inklusive tredje part som driver en webbsida till vilken Neobos sidor länkar till. Inkluderingen av en länk på en Neobo -sida innebär inte ett godkännande eller stöd för den länkade webbsidan från oss eller våra närstående bolag. Vi kan vidare komma att erbjuda tillgång till tredjepartsfunktioner som gör det möjligt för dig att tillföra innehåll till dina sociala mediesidor. Observera att all information som du tillhandahåller genom dessa funktioner regleras av den aktuella tredje partens eventuella integritetspolicy, och inte av denna Integritetspolicy. Vi har inte någon kontroll över, och är inte ansvariga för, någon tredje parts användning av information som du tillhandahåller genom dessa funktioner.

8. Känslig information

Vår generella önskan är att du inte skickar eller lämnar ut några känsliga personuppgifter till oss (till exempel information angående hälsotillstånd, etniskt ursprung, politiska åsikter, religion eller trosuppfattning, hälsotillstånd, kriminell bakgrund eller fackföreningsmedlemskap) på eller genom våra tjänster eller på annat sätt. Vi kommer omedelbart att radera sådana uppgifter för det fall de skickas till oss, förutom i de situationer som beskrivs i denna Integritetspolicy. Vid specifika undantagssituationer, såsom avseende lägenhetsanpassningar eller hantering av skyddad identitet, kommer Vi att klargöra hur detta kan göras på ett säkert sätt.

9. Dina rättigheter

Enligt dataskyddslagstiftningen har du rätt att utnyttja vissa rättigheter i samband med att vi behandlar dina personuppgifter. Nedan beskriver Vi respektive rättighet, och vad den innebär för dig i förhållande till de personuppgifter Vi behandlar. Vill du läsa mer om vad Integritetsskyddsmyndigheten skriver om dessa rättigheter, finns länkar under varje avsnitt till relevant sida på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.

Om du vill tillvarata någon av dessa rättigheter, veta mer, eller har frågor, får du gärna höra av dig till oss på via de kontaktuppgifter som anges i avsnitt 12 nedan.

För att skydda din integritet kan Vi, om behövligt, kräva att du styrker din identitet när du kontaktar oss för att tillvarata dina rättigheter. Vi hanterar din begäran om att tillvarata dina rättigheter skyndsamt. Din begäran besvaras normalt inom en månad från dagen då begäran inkom till oss. Endast vid en ovanligt komplicerad begäran, eller om Vi mottagit ett stort antal begäranden, kan svarstiden förlängas med upp till två månader. Om en förlängning av svarstiden görs, kommer du att underrättas om det.

Rätt till information

Du har rätt att bli informerad om hur Vi behandlar dina personuppgifter. I denna integritetspolicy beskriver Vi generellt vilka personuppgifter som behandlas av oss i olika sammanhang. Om du vill veta mer om huruvida Vi behandlar just dina personuppgifter, och i vilken omfattning detta sker, kan du kontakta oss enligt ovan och begära information om vilka personuppgifter Vi behandlar.

Vill du läsa mer om rätten till information – se här.

Rätt att få tillgång till dina personuppgifter (registerutdrag)

Du kan även kostnadsfritt begära en kopia, ett s.k. registerutdrag, av de personuppgifter som behandlas av oss. I registerutdraget lämnar Vi information om bl.a. vilka kategorier av personuppgifter som behandlas, vad personuppgifterna används till, hur länge uppgifterna kommer att sparas, vilka personuppgifterna har delats med och varifrån uppgifterna kommer. Om Vi av någon anledning inte kan uppfylla dina önskemål, ska Vi motivera detta.

Vill du läsa mer om rätten till tillgång – se här.

Rätt till begäran om rättelse av dina personuppgifter

Vi ansvarar för att personuppgifterna Vi behandlar är korrekta, men du har också rätt att komplettera med uppgifter som saknas och som är relevanta utifrån de ändamål som dina uppgifter behandlas. Om du upptäcker felaktig information om dig har du rätt att begära att få detta rättat. När din information rättas, kommer Vi, så långt som rimligen möjligt, att underrätta dem som Vi har lämnat ut informationen till om att denna rättelse har ägt rum. Vi kommer även, på din begäran, att informera dig om till vem rättelsen har lämnats ut.

Vill du läsa mer om rätten till rättelse – se här.

Rätt till begäran om radering av dina personuppgifter (rätten att bli bortglömd)

Du har rätt att begära att utan onödigt dröjsmål få personuppgifter raderade om någon av följande förutsättningar gäller: (i) om personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de behandlats för; (ii) om behandlingen grundar sig enbart på ditt samtycke och du återkallar detta (iii) om behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig att uppgifterna behandlas (iv) om du motsätter dig behandling som sker efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse (v) om personuppgifter inte har behandlats enligt gällande lagstiftning eller (vi) om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.

Rätten till radering är också begränsad för det fall något undantag är tillämpligt för uppgifterna i fråga. Exempelvis har Vi rätt att behålla uppgifterna om det krävs för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Vill du läsa mer om rätten till radering – se här.

Rätt att invända

Du har alltid rätt att göra invändningar mot vår behandling, om den rättsliga grunden för behandlingen (denna anges vid de olika behandlingar ovan i avsnitt 3) är att den är nödvändig för ändamål som rör vårt berättigade intresse.

Om du invänder har Vi inte rätt att behandla uppgifterna längre, om Vi inte kan påvisa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk. Om Vi anser oss ha sådana berättigade skäl, eller om uppgifterna behövs för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk, kommer Vi att meddela dig om detta och om skälen för bedömningen.

Du kan också invända mot att dina personuppgifter behandlas för marknadsföringsändamål (inklusive profilering om detta ingår som en del av detta). Om du gör det kommer Vi att upphöra med behandlingen för dessa ändamål.

Vill du läsa mer om rätten att invända – se här.

Rätt till begränsning

Du kan begära att behandling av dina uppgifter begränsas, exempelvis om du inte tycker att uppgifterna Vi har om dig är korrekta, om du anser att behandlingen är olaglig. Du kan även begära att personuppgiftsbehandlingen begränsas under den tid som Vi kontrollerar om vårt berättigade intresse väger tyngre än ditt integritetsintresse när du invänt mot behandlingen (se mer om detta under rätt att invända ovan).

Vill du läsa mer om rätten till begränsning – se här.

Rätt till att flytta personuppgifter (dataportabilitet)

Om den lagliga grunden för vår behandling är samtycke eller fullgörande av avtal har du rätt att få ut personuppgifter som du själv har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Detta förutsätter dock att behandlingen sker automatiserat (dvs. inte i fysisk form på papper). Om det är tekniskt möjligt, och du önskar det, kan Vi överföra dina uppgifter till någon annan personuppgiftsansvarig.

Vill du läsa mer om rätten att flytta personuppgifter (dataportabilitet) – se här.

Rätt att återkalla ditt samtycke

Du kan när som helst återkalla hela eller del av det samtycke som du lämnat, med effekt från och med återkallelsen (dvs. den behandling av personuppgifter som Vi har utfört innan återkallelsen påverkas inte). Vid direktreklam via e-post kan återkallelse ske genom en länk i det aktuella utskicket.

Rätt att lämna klagomål till behörig tillsynsmyndighet

Om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med gällande regelverk, bör du anmäla det till oss snarast. Du kan också lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (eller till en annan tillsynsmyndighet).

Vill du läsa mer om rätten att inge klagomål – se här.

10. Särskilt om Kamerabevakning

Vi bedriver i regel inte kamerabevakning, men det finns vissa undantag då vi har bedömt det nödvändigt att införa kamerabevakning på specifika fastigheter. Vilka fastigheter som är bevakade framgår av skyltning på fastigheten.

Närmare beskrivning av kamerabevakningen

Det primära syftet med bevakningen är att öka tryggheten i fastigheten och för våra hyresgäster genom att förebygga och minska risken för brott, allvarliga oegentligheter och förhindra skadegörelse.

Vi är mycket restriktiva med att bevaka våra fastigheter och det sker enbart om det exempelvis konstaterats att obehöriga ofta visas i fastigheten i fråga eller om det ofta sker skadegörelse, allvarliga oegentligheter eller andra brottsliga beteenden på platsen. Om det finns mindre ingripande åtgärder för att komma till rätta med det specifika problemet vidtas dessa i första hand.

Inspelat material raderas automatiskt med maximalt 10 dagars intervall. Om en händelse inträffat som kräver närmare utredning, sparas det material som innehåller händelsen under en längre tid av utredningsskäl, exempelvis för att utreda om skadegörelse har förekommit. När utredningen är avslutad raderas materialet om ärendet inte går vidare. Om ärendet går vidare till exempelvis rättegång, kommer materialet att sparas tills domen inte längre kan överklagas.

Rättslig grund för bevakningen och utlämnande av material

Bevakningen sker med stöd av vårt berättigade intresse av att skapa trygghet i våra fastigheter och förhindra skador. För att minimera risken för intrång i den personliga integriteten är övervakningen begränsad endast till de fastigheter där det krävs och endast i relevanta delar av våra fastigheter, vi använder inte ljudupptagningar, vi har en kort lagringsperiod för materialet, och vi har tydliga rutiner för när, och hur, materialet får användas och vem inom organisationen som har tillgång till det.

Utöver en begränsad grupp individer inom Neobo, är det enbart de leverantörer som hjälper oss med bevakningen, exempelvis IT-leverantörer, som kan få tillgång till materialet. Även polis eller andra myndigheter kan få tillgång till materialet för det fall vi går vidare med ett ärende, eller om vi annars är skyldiga att lämna ut uppgifterna med stöd av lag eller myndighetsbeslut.

Dina rättigheter

Eftersom kamerabevakning innebär att personuppgifter behandlas har du vissa rättigheter enligt lag. Se punkt 9 ovan.

Kontakta oss på våra kontaktuppgifter nedan om du vill utöva någon av dina rättigheter eller om du vill veta mer om vår kamerabevakning.

11. Uppdateringar av Integritetspolicyn

Integritetspolicyn kan komma att ändras. Under rubriken “Senast uppdaterad” framgår när Integritetspolicyn senast ändrades. Ändringar av Integritetspolicyn börjar gälla efter det att den reviderade integritetspolicyn publicerats på vår hemsida. Vid större förändringar av materiell betydelse kommer Vi dock via e-post (om du har meddelat oss din e-postadress och den finns sparad) att uppmärksamma dig på att ändringar har skett.

12. Kontakta oss

Om du har frågor om integritets- och dataskydd eller om Integritetspolicyn eller vill komma i kontakt med oss för utövande av dina rättigheter såsom begära registerutdrag, begära rättelse, radering eller invända mot behandling kan du kontakta oss genom att skicka ett mail till gdpr@neobo.se eller kontakta oss på nedan postadress:

Neobo Fastigheter AB (publ)

Mäster Samuelsgatan 42

111 57 Stockholm